Dirigindo Reuniões

Dirigindo Reuniões

     Algum dia você conduzirá reuniões. Quando o fizer, a primeira coisa que você precisa saber é: não agende uma reunião desnecessária.

     A proposta principal de uma reunião é tomar uma decisão. Não é pra compartilhar experiências e se sentir parte de um grupo. Com isso em mente, seguem alguns pontos pra mostrar como começar a conduzir uma reunião:

·         Comece na hora, mesmo que nem todos estejam lá. Na próxima, eles chegarão a tempo.

·         Convide o mínimo possível de pessoas para a reunião.

·         Termine no tempo pra que o foco seja mantido nas coisas relevantes.

·         Mande um e-mail, Sms, ou outro meio de comunicação para todos os participantes com as decisões e revise as ações.

     O sucesso de qualquer reunião depende, quase que totalmente, de um bom coordenador, portanto, é necessário conhecer algumas regras básicas de como conduzir um grupo com eficiência, facilitando a direção das reuniões:

Regras Básicas:

1º - Definir os objetivos;

2º. – Expor, de forma clara e objetiva, os problemas e finalidades da reunião;

3º. – Evitar não monopolizar o assunto, falando o tempo todo, mas solicitar a participação de todos no debate;

4º. – Ouvir as pessoas presentes;

5º. – Tentar, o mais que possível, conciliar interesses opostos;

6º. – Conduzir o grupo com objetividade para que chegue a um consenso e à solução do problema o mais rápido possível, impedindo que o assunto se disperse e alongue por demais a reunião;

7º- Conduzir a reunião em uma seqüência lógica, obedecendo às seguintes etapas:

- exposição dos problemas ou assuntos a serem tratados durante a reunião;

- análise da situação quando todos os participantes deverão procurar analisar o problema e dar sua opinião a respeito;

- busca de conclusões provisórias, que são as possíveis soluções para os problemas;

- chegada que é o resultado final da reunião.

     É muito importante que o coordenador faça com que todos os membros participem dos quatro subitens descritos acima.

     Se algum participante demonstrar, no meio da reunião, que não entendeu bem o problema exposto no início, é necessário retornar e esclarecê-lo para evitar que esta pessoa não participe dos debates ou que chegue a uma conclusão errada do assunto.

Como saber se uma reunião foi produtiva?

1 – Ver o que aconteceu. Os resultados esperados foram conseguidos?Que problemas foram resolvidos?As decisões foram implementadas?

2 - Ver como se realizou a reunião. De que maneira os problemas foram resolvidos? O grupo participou das decisões ou apenas "participou" da reunião? Quem dominou a reunião? Todos se sentiram estimulados? Houve doação de idéias ou apenas "satisfação de egos" ?

Fonte: Educador Social – Sesi

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